Für das Institut Gesundheit der Stadt Essen erbringen wir im Rahmen eines öffentlichen Rahmenvertrags Leistungen zur Konzeption, Gestaltung und Umsetzung von Kurzvideos für die interne Öffentlichkeitsarbeit. Gegenstand des Fachloses 1 ist ausdrücklich nicht nur die isolierte Produktion einzelner Filme, sondern die strukturierte, abrufbezogene und über den gesamten Leistungszeitraum verlässlich steuerbare Begleitung verschiedener Videoprojekte. Die Leistungsbeschreibung sieht hierbei mindestens einen Imagefilm über das Institut Gesundheit sowie mindestens vier Erklärvideos zu unterschiedlichen Gesundheits- und Arbeitsschutzthemen vor; darüber hinaus können bis zu sechs weitere Erklärvideos optional abgerufen werden. Damit ist das Projekt klar als wiederkehrende, modular angelegte Rahmenvertragsleistung mit planbaren Festpreisen, definierter Mindestabnahme und zusätzlichem optionalem Leistungsabruf ausgestaltet.

Vergabeseitig besonders relevant ist, dass sämtliche Leistungen als vollständige Gesamtleistung zu erbringen sind. Dazu gehören nach Leistungsbeschreibung insbesondere die Konzeptionierung des jeweiligen Films in enger Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin, die Entwicklung von Kernbotschaft, Inhalten, Dramaturgie und Bildsprache, die Erstellung von Drehbuch und Ablaufplan, alle terminlichen Abstimmungen, die Aufnahme des Filmmaterials einschließlich erforderlicher Technik und gegebenenfalls Requisiten sowie die komplette Sichtung, Bearbeitung und Fertigstellung des Materials. Erfasst sind ausdrücklich auch Schnitt, Ton, Sprecherton, Animationen, Grafiken, Texte, Musik und Korrekturen. Für die Vergabestelle ist damit entscheidend, dass keine Teilleistung, sondern ein vollständig abnahmefähiges, freigegebenes und nutzbares Endprodukt geschuldet ist.

Inhaltlich ist das Projekt anspruchsvoll, weil das Institut Gesundheit Themen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements kommuniziert, die fachlich komplex, in Teilen rechtlich geprägt und teilweise auch sensibel sind. In der Leistungsbeschreibung werden unter anderem Arbeitsschutz, Strukturen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements, gesundes Führen, Suchtprävention und Ernährungskompetenzen genannt. Diese Themen müssen für unterschiedliche interne Zielgruppen der Stadt Essen in visuell klaren und zugleich sachlich belastbaren Formaten aufbereitet werden. Während der Imagefilm die Leistungen, Ziele und Sachgebiete des Instituts Gesundheit in einem kompakten Format von bis zu drei Minuten darstellen soll, dienen die Erklärvideos der anschaulichen Reduktion komplexer Einzelthemen auf kurze, verständliche und animierte Formate von bis zu zwei Minuten. Genau diese Verbindung aus Verwaltungsinhalt, Kommunikationsklarheit und gestalterischer Verdichtung macht das Projekt für öffentliche Auftraggeber besonders anspruchsvoll.

Hinzu kommt ein deutlich erhöhter Abstimmungs- und Freigabeaufwand. Die Leistungsbeschreibung verlangt einen kontinuierlichen Austausch zwischen Auftragnehmerin und Auftraggeberin während des gesamten Prozesses sowie zusätzlich die Abstimmung mit dem Presse- und Kommunikationsamt der Stadt Essen. Das Filmmaterial ist mit diesem Amt rückzukoppeln; die endgültige Freigabe ist eigenständig einzuholen. Vorgesehen sind außerdem ein gemeinsames Auftaktgespräch, mehrere Workshops zur Festlegung der Inhalte von Imagefilm und Erklärvideos, Rücksprachen während der Kreativphase, Zwischenpräsentationen und abschließende Abnahmen vollständig nutzbarer Videodateien. Für Vergabestellen ist genau diese Struktur wesentlich: Das Projekt ist nicht nur kreativ anspruchsvoll, sondern verlangt nach belastbarer Projektorganisation, dokumentierbaren Kommunikationswegen, sicherer Freigabesteuerung und terminlicher Verlässlichkeit innerhalb eines öffentlichen Verwaltungsumfelds.

Ein weiterer zentraler Punkt aus vergaberechtlicher und operativer Sicht ist die strikte Einhaltung des Corporate Designs der Stadt Essen. Alle Positionen müssen nach den Vorgaben des Manuals zum Corporate Design erstellt werden. Das bedeutet für die praktische Umsetzung, dass konzeptionelle Idee, Bildsprache, Typografie, Animation, grafische Elemente und Gesamterscheinungsbild nicht frei entwickelt werden, sondern innerhalb definierter kommunaler CD-Rahmen professionell und wiedererkennbar ausgestaltet werden müssen. Gerade bei Rahmenverträgen der öffentlichen Hand ist diese Fähigkeit entscheidend, weil nur so sichergestellt ist, dass einzelne Abrufe trotz unterschiedlicher Themen in einer einheitlichen institutionellen Gestaltungslinie umgesetzt werden können.

Das Projekt dokumentiert damit unsere Kompetenz in der Umsetzung komplexer Rahmenvertragsleistungen für öffentliche Auftraggeber: von der strategischen Konzeption über die inhaltliche Verdichtung sensibler Verwaltungs- und Gesundheitsthemen bis zur formal sauberen, freigabefähigen und CD-konformen Finalproduktion. Für Vergabestellen ist insbesondere relevant, dass hier nicht nur kreative Qualität, sondern auch Prozesssicherheit, Abruflogik, vollständige Leistungsabdeckung, kommunikationssichere Zusammenarbeit mit mehreren städtischen Stellen und die Lieferung eindeutig verwertbarer Endprodukte nachgewiesen werden.